Muốn được thanh toán an toàn khi bán hàng cho khách châu Âu, nguyên tắc đơn giản là: không để mình ở vị trí đã giao hàng mà chưa có gì bảo đảm. Bạn có thể thu một phần hoặc toàn bộ tiền trước, dùng phương thức có ngân hàng đứng giữa, kiểm tra kỹ người mua và ghi rõ mọi điều khoản bằng văn bản. Hoặc bạn có thể bán qua một nền tảng B2B để người khác lo việc thu tiền. Bài này đi qua từng lựa chọn một cách thực tế.
Rủi ro thật sự nằm ở đâu?
Với thực phẩm, rủi ro không chỉ là khách không trả tiền. Có ba tình huống hay gặp:
- Hàng đã rời Việt Nam nhưng khách chậm trả hoặc không trả.
- Khách tranh chấp chất lượng, nhãn mác hoặc hạn sử dụng khi hàng đến nơi, rồi đòi giảm giá hoặc trả hàng.
- Hàng bị giữ ở hải quan vì thiếu giấy tờ, và hai bên không rõ ai chịu chi phí.
Thực phẩm lại có hạn sử dụng, nên khi tranh chấp kéo dài, giá trị lô hàng giảm rất nhanh. Vì vậy hãy thỏa thuận mọi thứ trước khi giao hàng, đừng đợi đến lúc có chuyện.
Các hình thức thanh toán phổ biến
Mỗi hình thức có điểm mạnh và điểm yếu riêng. Bảng dưới đây tóm tắt ở mức khái quát:
| Hình thức | Điểm mạnh | Điểm cần lưu ý |
|---|---|---|
| Thanh toán trước toàn bộ (chuyển khoản) | Bạn an toàn nhất về dòng tiền | Khách mới thường ngại, nhất là khi chưa biết bạn |
| Đặt cọc một phần, phần còn lại trả trước hoặc khi giao hàng | Chia sẻ rủi ro cho cả hai bên, dễ được khách chấp nhận hơn | Cần ghi rõ mốc thanh toán và hậu quả nếu trễ |
| Thư tín dụng (L/C) | Ngân hàng đứng giữa, thanh toán theo bộ chứng từ | Thủ tục phức tạp, chỉ cần sai sót chứng từ là có thể bị từ chối |
| Thanh toán sau khi nhận hàng (công nợ) | Khách châu Âu quen và thích hình thức này | Bạn chịu rủi ro nhiều nhất, nên cần kiểm tra khách và cân nhắc bảo hiểm tín dụng |
Chi phí và điều kiện của L/C hay bảo hiểm tín dụng khác nhau tùy ngân hàng và đơn vị bảo hiểm. Hãy hỏi trực tiếp ngân hàng của bạn thay vì dựa vào con số nghe được.
Các bước giúp bạn được thanh toán an toàn hơn
- Tìm hiểu người mua. Kiểm tra công ty có thật không, đã hoạt động bao lâu, có đăng ký kinh doanh và mã số VAT hợp lệ không. Có thể nhờ ngân hàng hoặc một đơn vị tra cứu thông tin doanh nghiệp hỗ trợ.
- Bắt đầu bằng đơn hàng nhỏ. Với khách mới, nên thu tiền trước hoặc đặt cọc. Khi đã hợp tác ổn định, hãy cân nhắc cho phép trả sau.
- Viết rõ hợp đồng hoặc xác nhận đơn hàng. Gồm sản phẩm, số lượng, giá, đồng tiền, điều kiện giao hàng (Incoterms), hạn thanh toán, hạn sử dụng tối thiểu khi hàng đến và cách xử lý khiếu nại.
- Chuẩn bị chứng từ đầy đủ và nhất quán. Hóa đơn, phiếu đóng gói, vận đơn và giấy chứng nhận cần khớp nhau. Sai lệch nhỏ cũng dễ gây chậm trễ ở hải quan hoặc làm khách có cớ chậm trả.
- Giữ liên lạc bằng văn bản. Email xác nhận giá và điều kiện giúp ích rất nhiều nếu sau này có bất đồng.
- Hỏi về bảo hiểm tín dụng xuất khẩu nếu bạn định bán chịu với giá trị lớn. Đây là việc nên trao đổi với ngân hàng hoặc công ty bảo hiểm.
Về quy định thanh toán thương mại và hải quan tại EU, hãy xác nhận chi tiết cho sản phẩm của bạn với cơ quan có thẩm quyền hoặc chuyên gia tư vấn. Bài viết này chỉ nêu bức tranh chung, không phải tư vấn pháp lý.
Bán qua nền tảng: bạn không phải tự đi thu tiền
Nhiều chủ doanh nghiệp nhỏ thấy khó khi vừa phải tìm khách, vừa lo thu tiền từ nhiều người mua ở nhiều nước. Đó là một lý do để cân nhắc bán qua nền tảng B2B Miss Linh.
Miss Linh (Vietnam Food Europe B.V., Oegstgeest, Hà Lan) là nền tảng và đơn vị dịch vụ. Nhà sản xuất Việt Nam bán sản phẩm dưới tên của chính mình cho doanh nghiệp châu Âu: nhà hàng, đơn vị cung cấp suất ăn, cửa hàng, siêu thị và nhà bán sỉ. Cách làm này khác với việc tự gửi hàng cho từng khách:
- Bạn vẫn là chủ sở hữu hàng hóa cho đến khi hàng được bán.
- Hàng được lưu trong kho tại Hà Lan, và Miss Linh giao hàng cho người mua từ đó.
- Miss Linh xử lý đơn hàng, thu tiền từ người mua, giao hàng, và lo khiếu nại, hàng trả lại.
- Không có trung gian ăn chênh lệch. Miss Linh hưởng hoa hồng trên những sản phẩm thực sự bán được.
Như vậy bạn không phải đánh giá từng khách hàng châu Âu, cũng không phải đòi tiền từng đơn. Còn cụ thể cách và thời điểm bạn nhận tiền, hãy trao đổi trực tiếp với đội ngũ qua trang liên hệ trước khi quyết định. Đội ngũ nói được tiếng Việt, tiếng Hà Lan và tiếng Anh.
Những việc bạn vẫn cần tự chuẩn bị
Bán qua nền tảng không có nghĩa là bạn không phải làm gì. Nhà sản xuất cần có:
- Chứng nhận an toàn thực phẩm cần thiết, ví dụ HACCP hoặc ISO.
- Nhãn mác và bao bì đúng quy định của EU.
- Mã số EORI và mã số VAT của Hà Lan.
- Sản phẩm có hạn sử dụng đủ dài để người mua châu Âu có thể bán lại hoặc sử dụng.
Miss Linh hỗ trợ các bước này, kể cả tư vấn xem sản phẩm của bạn có bán được trong EU không, tư vấn giá, thiết lập VAT và hải quan, và vận chuyển, thông quan đến kho. Bạn có thể xem các nhà sản xuất đã bán trên Miss Linh để hình dung cách họ giới thiệu sản phẩm.
Câu hỏi thường gặp
Nên thu tiền trước hay cho khách trả sau?
Với khách mới, thu tiền trước hoặc đặt cọc là lựa chọn an toàn hơn. Khách châu Âu quen thanh toán sau khi nhận hàng, nên khi đã hợp tác ổn định bạn có thể cân nhắc, nhưng nên kiểm tra khách và cân nhắc bảo hiểm tín dụng trước.
Thư tín dụng (L/C) có phải lúc nào cũng là cách an toàn nhất?
L/C có ngân hàng đứng giữa nên an toàn hơn về mặt thanh toán, nhưng thủ tục phức tạp và chứng từ phải khớp chính xác. Với đơn hàng nhỏ, nhiều doanh nghiệp thấy L/C không thực tế. Hãy hỏi ngân hàng của bạn để biết điều kiện cụ thể.
Nếu khách khiếu nại về chất lượng hoặc hạn sử dụng thì sao?
Điều này nên được ghi rõ trong hợp đồng: hạn sử dụng tối thiểu, cách kiểm tra hàng và cách xử lý khiếu nại. Khi bán qua Miss Linh, việc xử lý khiếu nại và hàng trả lại nằm trong phần dịch vụ của nền tảng.
Bán qua Miss Linh thì tôi trả phí thế nào?
Miss Linh hưởng hoa hồng trên những sản phẩm thực sự bán được. Về điều khoản cụ thể, bạn hãy trao đổi trực tiếp với đội ngũ qua trang liên hệ.