Câu trả lời ngắn gọn là: tùy cách bạn bán. Nếu bạn gửi hàng thẳng từ Việt Nam và khách hàng châu Âu đứng ra nhập khẩu, bạn thường không cần mã số thuế VAT Hà Lan. Nhưng nếu bạn muốn để hàng trong kho tại Hà Lan và bán từ kho đó cho nhiều khách, thì thông thường bạn cần có mã số thuế VAT Hà Lan, cùng với số EORI. Quy định có thể khác nhau tùy sản phẩm và tình huống, nên bạn hãy xác nhận chi tiết với cơ quan thuế Hà Lan (Belastingdienst), cố vấn thuế, hoặc hỏi đội ngũ Miss Linh. Bài viết này không phải là tư vấn pháp lý.
Mã số thuế VAT Hà Lan dùng để làm gì?
VAT (thuế giá trị gia tăng) ở châu Âu được tính trên hàng hóa nhập khẩu và trên các giao dịch bán hàng trong từng nước. Khi hàng của bạn nằm ở Hà Lan và được bán tại Hà Lan, giao dịch đó diễn ra trong nước Hà Lan, và cơ quan thuế cần biết ai là người bán. Mã số thuế VAT Hà Lan là cách để doanh nghiệp của bạn được ghi nhận trong hệ thống đó, để khai báo và xuất hóa đơn đúng quy định.
Điều quan trọng với một export manager: mã VAT không phải là một "giấy phép bán hàng cho châu Âu" nói chung. Nó gắn với việc hàng hóa của bạn nằm ở đâu và ai là người nhập khẩu, ai là người bán tại thời điểm giao dịch.
Hai cách bán hàng và ảnh hưởng đến mã số thuế VAT Hà Lan
| Mô hình | Cách vận hành | Mã số thuế VAT Hà Lan |
|---|---|---|
| Giao hàng thẳng từ Việt Nam cho từng đơn | Hợp đồng và điều kiện giao hàng (Incoterms) quy định khách hàng châu Âu là người nhập khẩu, tự lo thủ tục hải quan và VAT nhập khẩu | Thường không bắt buộc đối với bạn, nhưng phụ thuộc vào điều kiện giao hàng cụ thể |
| Đưa hàng vào kho tại Hà Lan rồi bán từ kho | Bạn (hoặc đơn vị đại diện) nhập khẩu lô hàng, hàng nằm trong kho, các đơn được giao nội địa cho khách | Thông thường cần, kèm số EORI. Một số trường hợp có thể cần thêm yêu cầu về đại diện thuế, nên hãy hỏi cơ quan thuế |
Mô hình thứ nhất đơn giản về giấy tờ cho bạn, nhưng khách hàng phải tự gánh phần nhập khẩu. Với nhiều nhà hàng, cửa hàng hay đơn vị bán buôn nhỏ, đó là một rào cản thực tế. Mô hình thứ hai đòi hỏi bạn chuẩn bị nhiều hơn, nhưng khách hàng nhận hàng như mua từ một nhà cung cấp trong khu vực.
Số EORI và mã VAT: hai thứ khác nhau
Hai loại mã này hay bị nhầm lẫn:
- Số EORI: mã định danh doanh nghiệp để làm thủ tục hải quan khi đưa hàng vào hoặc ra khỏi EU. Nếu bạn đứng tên nhập khẩu lô hàng, bạn cần số này.
- Mã số thuế VAT Hà Lan: dùng để khai báo và xuất hóa đơn VAT khi bạn bán hàng từ kho tại Hà Lan.
Cả hai đều là việc của nhà sản xuất, cùng với chứng nhận an toàn thực phẩm (ví dụ HACCP hoặc ISO) và nhãn mác, bao bì đúng chuẩn EU. Miss Linh có thể hỗ trợ bạn từng bước này.
Bán qua Miss Linh thì cần gì?
Miss Linh (Vietnam Food Europe B.V., Oegstgeest, Hà Lan) là nền tảng B2B và đơn vị dịch vụ. Nhà sản xuất Việt Nam bán sản phẩm trên nền tảng dưới tên của chính mình cho các doanh nghiệp châu Âu: nhà hàng, đơn vị cung cấp suất ăn, cửa hàng, siêu thị và nhà bán buôn. Bạn vẫn là chủ sở hữu hàng hóa cho đến khi hàng được bán. Hàng được lưu trong kho tại Hà Lan, và Miss Linh giao đến người mua.
Vì hàng được bán từ kho ở Hà Lan, bạn cần chuẩn bị số EORI và mã số thuế VAT Hà Lan. Đây là phần việc của nhà sản xuất, và Miss Linh sẽ giúp bạn thiết lập VAT và hải quan. Ngoài ra, Miss Linh hỗ trợ:
- tư vấn xem sản phẩm có thể bán tại EU hay không và tư vấn giá;
- vận chuyển và thông quan hàng về kho;
- đăng sản phẩm lên nền tảng, marketing và bán hàng (bản tin, hàng mẫu, thăm khách, hội chợ);
- xử lý đơn hàng, thu tiền, giao hàng, và xử lý khiếu nại, hàng trả lại.
Miss Linh nhận hoa hồng trên những sản phẩm thực sự bán được. Bạn có thể xem thêm về cách làm việc tại trang trở thành nhà cung cấp, hoặc xem các nhà sản xuất đã có mặt trên Miss Linh để hình dung rõ hơn.
Các bước nên làm trước khi quyết định
- Chọn mô hình bán hàng: giao thẳng từ Việt Nam hay bán từ kho tại Hà Lan. Hãy nghĩ đến khách mục tiêu của bạn và mức độ họ sẵn sàng tự lo nhập khẩu.
- Kiểm tra sản phẩm: sản phẩm của bạn có được bán tại EU không, nhãn mác và chứng nhận đã đủ chưa. Đây là điều cần làm trước cả chuyện VAT.
- Đăng ký số EORI nếu bạn đứng tên nhập khẩu.
- Xin mã số thuế VAT Hà Lan nếu bạn bán từ kho tại Hà Lan. Hỏi Belastingdienst hoặc cố vấn thuế xem trường hợp của bạn có yêu cầu thêm gì không.
- Tính hạn sử dụng: hàng cần đến nơi với thời hạn sử dụng còn đủ dài để khách châu Âu chấp nhận.
- Liên hệ để trao đổi: nếu muốn bán qua Miss Linh, hãy gửi thông tin qua trang liên hệ. Đội ngũ nói được tiếng Việt, tiếng Hà Lan và tiếng Anh.
Chúng tôi hiểu rằng với doanh nghiệp vừa và nhỏ, đặc biệt là doanh nghiệp do phụ nữ làm chủ, những thủ tục này nghe có vẻ nặng nề. Thực tế là từng bước đều làm được, nếu đi đúng thứ tự và có người đồng hành hiểu cả Việt Nam lẫn châu Âu.
Câu hỏi thường gặp
Gửi hàng mẫu sang châu Âu có cần mã số thuế VAT Hà Lan không?
Thông thường, gửi vài mẫu nhỏ không đòi hỏi bạn phải có mã VAT Hà Lan, nhưng hàng vẫn phải qua thủ tục hải quan và đáp ứng quy định về thực phẩm. Quy định thay đổi theo loại sản phẩm, nên hãy kiểm tra trước với hải quan hoặc hỏi Miss Linh.
Mã số thuế VAT Hà Lan và số EORI có giống nhau không?
Không. EORI dùng cho thủ tục hải quan khi hàng vào hoặc ra khỏi EU, còn mã số thuế VAT dùng để khai báo và xuất hóa đơn VAT. Khi bán từ kho tại Hà Lan, bạn thường cần cả hai.
Nếu bán qua Miss Linh, tôi có cần tự có mã VAT Hà Lan không?
Có. Nhà sản xuất cần có số EORI và mã số thuế VAT Hà Lan. Miss Linh giúp bạn thiết lập VAT và hải quan, cũng như vận chuyển và thông quan hàng về kho tại Hà Lan.
Tôi có phải đóng thuế ở Hà Lan cho mọi đơn hàng không?
Cách tính VAT trên từng hóa đơn phụ thuộc vào loại sản phẩm, người mua và cách giao dịch được cấu trúc. Tôi không thể đưa ra con số hay kết luận chung cho mọi trường hợp. Hãy hỏi Belastingdienst hoặc cố vấn thuế để có câu trả lời chính xác cho doanh nghiệp bạn.